Au sein du secteur culturel et éducatif de l’Arc de triomphe, et sous la responsabilité de la cheffe de service, le chargé des réservations et des relations visiteurs (F/H) assurera l’ensemble des missions relevant du développement et de la diversification des publics, notamment des groupes, ainsi que de la réservation des visites et des titres d’accès au monument.

Activités:

Suivi et mise en œuvre des actions à destination des publics (40 %) :

• Mise en œuvre opérationnelle des actions de promotion des offres à destination des publics, notamment des groupes, selon les consignes et orientations définies par la hiérarchie : constitution et mise à jour de fichiers de contacts, envoi de courriels et d’emailings via l’outil CRM, diffusion d’informations auprès des partenaires identifiés.
• Participation à l’organisation pratique d’actions à destination des groupes scolaires et spécifiques : préparation logistique des campagnes de communication, organisation matérielle d’eductours, de formations et de visites de sensibilisation, prise de contact et suivi administratif avec les structures partenaires.
• Collecte, saisie et mise à jour des données de fréquentation et des informations relatives aux publics : production de tableaux de suivi quantitatifs, extraction de données statistiques et transmission des éléments nécessaires à l’élaboration du bilan annuel d’activité.
• Présence sur des forums et salons culturels en appui aux responsables du service : accueil des interlocuteurs, diffusion de documentation, présentation factuelle des offres existantes, orientation des publics vers les services compétents.
• Appui à la mise en œuvre des projets éducatifs scolaires et culturels : suivi administratif des actions, coordination logistique, préparation des supports nécessaires et lien avec les intervenants internes.

Relations visiteurs (60%)

• Délivrance d’informations concernant les activités proposées par le service selon les publics, notamment groupes, par téléphone ou par courriel
• Paramétrage des e-billetteries groupes et individuels, et inscription des activités des groupes dans l’outil de réservation
• Suivi administratif et humain des réservations des groupes, de la demande d’information à la confirmation, jusqu’à la visite selon les spécificités de certains dossiers, en lien avec les secteurs de la billetterie et de l’accueil et de la surveillance du monument
• Coordination des plannings de réservations des différents groupes au quotidien, et selon les périodes d’ouverture et de fermeture du monument
• Suivi des réservations d’activités pédagogiques des groupes, en lien avec les animateurs du patrimoine
• Communication avec les services du monument, le siège et les parties prenantes extérieures afin d’optimiser l’organisation et la fréquentation des créneaux de visite des groupes et des publics individuels, avec le souci constant du respect des jauges et la programmation générale du monument

Description du profil recherché

Titulaire d’un diplôme de niveau bac+3/bac+5 dans les secteurs du tourisme, de l’administration culturelle, de projets culturels, de la médiation culturelle, de la communication culturelle ou similaire, vous justifiez d’au moins 2 ans d’expérience dans les relations visiteurs et le développement des publics. Vous possédez notamment les compétences techniques suivantes :

Compétences techniques :

• Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Pack Office / Outlook / Teams)
• Aisance dans l’utilisation de logiciels de paramétrage d’e-billetterie et de prise des réservations (la maîtrise des logiciels GTS/GAT3 serait un atout) (maîtrise)
• Capacité à informer et orienter les publics en anglais, niveau B2/C1 (maîtrise)
• Gestion administrative des relations visiteurs et des groupes au sein d’un établissement culturel, patrimonial ou touristique recevant du public (maîtrise)
• Une première expérience dans la médiation culturelle serait appréciée (pratique)

 
Savoir-faire :

• Connaissance du secteur culturel et/ou du tourisme et des loisirs (maîtrise)
• Capacité à conduire des projets de manière autonome (maîtrise)
• Aisance téléphonique (maîtrise)
• Sens de la méthode et de l’organisation (maîtrise)
• Aptitude au travail en équipe (maîtrise)
• Respect de la hiérarchie (maîtrise)
• Capacité à nouer des partenariats (pratique)

Savoir-être :

• Organisation, patience et réactivité
• Grande capacité de travail
• Créativité et force de proposition
• Gestion du stress au sein d’un site à haute fréquentation
• Esprit collaboratif
• Sens de l’accueil, de l’écoute, du contact et du détail
• Esprit analytique tourné vers la recherche de solutions