Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la chargée des publics, le/la gestionnaire de réservations organise le planning et prend les réservations pour les groupes, adultes et scolaires pour la visite du Palais du Tau et des hauteurs de la Cathédrale de Reims :

• Assure le suivi administratif du service ; 
• Propose et oriente les demandes en fonction des prestations culturelles du Centre des monuments nationaux ;
• Est en contact avec les professionnels du tourisme, les enseignants, les entreprises ou les associations ;
• A une connaissance exhaustive de l’activité culturelle, des contenus de visite et des ateliers, et la parfaite maîtrise du fonctionnement du monument.

Le service des réservations est destiné à faciliter l’accès au monument et à son offre culturelle. Par la qualité de l’accueil, il/elle contribue au rayonnement du monument, à l’augmentation de la fréquentation des groupes et à la diversification des publics.

Le/La gestionnaire de réservations tient le standard du monument, renseigne et informe l’ensemble des publics par mail et par téléphone et doit pouvoir orienter les demandes vers les bons interlocuteurs du monument en cas de besoin.  Il/Elle gère les créneaux de visites des groupes en fonction de l’activité et des équipes disponibles au sein du monument.

Il/Elle conseille les responsables de groupes et transmets des ressources pour préparer la venue sur site (conseils pratiques, contenus culturels, etc.).


ACTIVITÉS

Gestion des réservations : 

• Accueillir, orienter et renseigner le public « groupes », par téléphone ou par internet, sur les activités du monument, en français et en anglais ;
• Assurer le suivi administratif de la réservation, de la demande d’information à la confirmation : en saisissant la réservation pour les activités récurrentes ou ponctuelles des monuments sur le logiciel GTS, en adressant la confirmation de la réservation aux clients en ayant au préalable vérifié la mise à jour des informations pratiques ; 
• Coordonner l’encaissement avec le régisseur des recettes du monument ;
• Coordination du planning des réservations dans l’objectif d’une optimisation de l’organisation des créneaux horaires ;
• Gestion des demandes spécifiques de visites guidées au Palais du Tau et dans les hauteurs de la Cathédrale de Reims en tenant compte des plannings des personnels d’accueil et de surveillance ;
• Diffuser régulièrement les plannings des réservations et activités à l’équipe de l’accueil et de la surveillance, aux animateurs du patrimoine et différents services du monument.
• 
  Assistance et suivi éducatif :
  
  Réaliser le suivi administratif du service : déclaration des heures des animateurs, tickets restaurant, en coordination avec la chargée des publics et le gestionnaire RH ;
• Gestion sur informatique (logiciel Octime) en lien avec le chargé des publics : des plannings des animateur

MERCI DE PRENDRE CONNAISSANCE DE L'OFFRE COMPLÈTE SUR :
https://www.monuments-nationaux.fr/espace-recrutemen

Compétences techniques :

• Bac +3, avec spécialité commerciale ou tourisme ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques classiques : (Word, Excel, etc.) ;
• Maitrise de GTS (logiciel de réservation) ; 
• Première expérience réussie dans le secteur culturel sur un poste de réservation ou d’assistant marketing ;
• Appétence pour les sujets culturels et l’histoire.

 
Savoir-faire :

• Savoir accueillir des publics très variés, les informer de manière complète
• Savoir mettre en valeur une offre culturelle et la promouvoir ;
• Savoir organiser un planning ;
• Savoir prioriser et gérer les urgences ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Sens de l’écoute et réactivité ;
• Rigueur et fiabilité ;
• Pratique de l’anglais nécessaire (niveau B1 minimum), la maîtrise d’une autre langue étrangère est un plus.

Savoir-être :

• Aisance relationnelle, sens de l’écoute et de la communication.
• Autonomie, dynamisme.
• Sens de l’accueil