Sous la conduite de la Chargée de la location d’espace, l’apprentie – l’apprenti aura l’occasion de contribuer et de se former à l’activité événementielle du monument. Pour y parvenir, une période de formation d’environ un mois est prévu pour bien appréhender les outils et les missions du poste. Un point hebdomadaire est ensuite mis en place afin d’assurer un suivi de la formation et d’accompagner l’apprenti dans la réalisation de ses missions.

ACTIVITÉS

Au quotidien, elle ou il contribuera aux activités suivantes :

Promouvoir l’offre et répondre aux sollicitations :

·         Produire les documents en français et en anglais ainsi que des contenus digitaux (posts réseaux sociaux) utiles à la promotion de l’offre domaniale du monument,

·         Mener un travail de prospection destiné à développer l’activité domaniale.

·         Informer précisément sur l’offre locative de l’Hôtel de la Marine en particulier sur les

 espaces susceptibles d’être loués, leurs jauges et disponibilités ainsi que sur le type d’évènement possible (cocktails, dîner, séminaires, visites privées, etc …)

·         Traiter et suivre les demandes entrantes de privatisation (visite des espaces, proposition

commerciale, devis, planification …)

·         Mettre à jour, contribuer à l’espace Privatisation du site internet de l’Hôtel de la Marine

·         Alimenter (photos, vidéos) la photothèque des évènements

Gestion évènementielle :

·         Participer à la bonne organisation des événements et au respect du cahier des charges en lien avec

les différents services du monument et le cas échéant les concessionnaires du site

·         Planifier les opérations et coordonner les intervenants interne et externe : organisation,

mise en œuvre et suivi des moyens matériels, humains et financiers

·         Renseigner les tableaux de suivi et les outils collaboratifs

·         Encadrer des événements : interface client, rédaction et communication des consignes aux agents de surveillance et prestataires

Traitement administratif et financier :

·         Procéder à l’évaluation des activités de location des espaces et proposer le cas échéant des

mesures correctives ou plans d’actions associés.

·         Constituer, enrichir et mettre à jour une base de données des prospects susceptibles de

solliciter des privatisations, clients, fournisseurs et prestataires.

·         Assurer l’ensemble du traitement administratif (contrats, facturation, convention …)

·         Assurer une veille sur l'offre de location d’espaces dans les autres institutions culturelles.

Niveau Master 1, Master II ou Licence Pro – cursus universitaire – organisation des spectacles, de l’événementiel et des Loisirs, école de commerce ou de communication.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES

·         Anglais (indispensable)

·         Capacité à travailler en mode projet (souhaitable)

·         Capacité à rédiger des diffusables à usage interne et externe (indispensable);

·         Capacité d’organisation, rigueur, méthode (souhaitable)

·         Excellente communication, sait adapter son discours à des interlocuteurs divers (indispensable)

SAVOIR-ÊTRE

·         Bonne présentation

·         Capacité d’adaptation et réactivité, et de synthèse ;

·         Savoir faire preuve de réserve et de discrétion

·         Sens de la méthode et de l’organisation

·         Savoir rendre compte et informer sa hiérarchie